Nov 12, 2018 | SharePoint, Sin categorizar
Dentro de la suite de Office 365 encontramos una de las aplicaciones más completas y quizás de las más desconocidas. Hablamos de Sharepoint, tu nuevo gestor de documentación.
Sharepoint podríamos resumirlo como el Gestor de Documentación y gestor de información de Microsoft.
El gestor de información nos permite dejar de un lado las carpetas típicas de Windows, que encontramos a través de nuestro Explorador de Archivos, y sacarle todo el jugo a cada uno de nuestros documentos. Funciones como el historial de versiones, la indexación, edición de los documentos desde Internet, poder añadir metadatos, y un largo etc hacen que cada documento cobre un nuevo sentido. Podremos compartir nuestros documentos con mucha facilidad tanto con nuestros compaañeros como con gente externa a nuestra organización, clientes, proveedores, partners. Ya no enviaremos más los documentos via correo electrónico. Los compartiremos desde una única ubicación. La nube.
Pero no toda la información que manejamos está en un documento como tal, sino que generamos información a través de correos, plantillas, formularios impresos, post-its….. Todo esto es lo que conocemos como gestión de información, es decir, actua como un gestor de documentacion. Allí donde tengamos un Excel es muy susceptible de transformarse en una gestión de información dentro de Sharepoint y empezar a tratar los datos de ese archivo con muchas más opciones. ¿Imaginas que cada línea de un archivo excel pudiéramos tener versiones para tener un control de los cambios que ha habido?¿O que pudiéramos incluir archivos adjuntos a la Fila 7 de nuestro Excel de control de ofertas?
Empieza a darle valor a los datos, no al documento que los soporta.
Y todo ello, lo podemos potencia mucho más si integramos Sharepoint con el resto de soluciones de la suite de Office 365. Incluir formularios de captación de datos para un nuevo empleado y lanzar procesos asociados en los que intervenga RRHH, IT, Contabilidad…..
O porque no tener un sistema para que nuestra red de comerciales pueda gestionar sus gastos de una forma centralizada, desde cualquier lugar, y con unos datos actualizados al instante para nuestro departamento financiero. Se han acabado las plantillas impresas, con tachones, con tickets grapados, que van de mesa en mesa esperando que alguien los firme.
¿Y que te parece tener un proceso de aprobación de ofertas comerciales para propuestas superiores a un importe concreto?
Y lo mejor de todo, todo integrado con las aplicaciones que los usuarios utitlizan en su dia a dia, Office, Outlook, Internet…..el móvil….
Feb 19, 2018 | SharePoint
Si buscas un gestor documental para empresas que te permita tener todos tus documentos bien clasificados, seguros pero sobretodo accesibles a los usuarios sin tener que hacer un máster en gestión documental, SharePoint es tu mejor aliado.
SharePoint, el gestor documental de Microsoft incluido en todos los planes de Office 365, te permite disponer de un potente software de gestión documental con capacidades como:
- Historial de Versiones
- Indexación completa (Título, contenido y metadatos)
- Metadatos para ampliar la información.
- Flujos de aprobación y publicación de contenidos.
- Directivas de retención y caducidad de documentos
- Firmas electrónicas de documentos
- Y muchas más opciones para usuarios avanzados
Todo esto desde un entorno completamente amigable e integrado con el Office, por lo que los usuarios no deben cambiar su programa ofimático al que están acostumbrados. Esto hace que el tiempo de puesta en marcha y adopción se reduzca muchísimo.
Además, gracias la tecnología de OneDrive, los usuarios autorizados podrán disponer de los documentos más importantes aunque no estén conectados a internet, a través de la sincronización en local.
Otra de las grandes ventajas es que podrás compartir partes de tu documentación con gente externa a tu organización, por ejemplo un cliente, y así poder colaborar mucho más y mejor con la gente que quieras.
SharePoint, tu gran aliado en los proceso empresariales
Pero SharePoint no se limita a la gestión documental sino que, gracias a su sistema de listas, disponemos de un entorno de gestión de información perfecto para poder integrar los procesos empresariales en el entorno IT y así digitalizarlos y automatizarlos.
Con esta característica se acabaron los múltiples excels para recopilar datos, se acabaron los procesos de Gestion basados en el papel, y se acabó para siempre perder la información o no saber cómo gestionarla.
Todo perfectamente indexado Gracias a su potente buscador, que te permitirá realizar búsquedas por cualquier término y encontrar los documentos o información de una forma muy rápida y precisa.
El uso de versiones permitirá disponer de copias de todos los cambios que se realizan en cualquier documento y así poder lanzar flujos de aprobación para hacer pública esa información a todos los usuarios.
Con el uso de metadatos y la creación de una taxonomía empresarial nos aseguraremos que cualquier usuario guarda la información de la misma forma ya sea mediante palabras estrictas o sinónimos.
Office 365, la ventaja de la suite de Microsoft
Y gracias a que SharePoint viene en cada plan de office 365 el coste de reduce mucho para que cualquier empresa, por pequeña o grande que sea, pueda adoptar un gestor documental con garantías, accesible, seguro e integrado con toda la suite de aplicaciones Office y servicios de Office 365
Si estás pensando en dar un giro radical en la gestión de la documentación y de la información en tu compañía, ponte en contacto con HSI y te montaremos una sesión completamente práctica de los usos de SharePoint.
Oct 26, 2017 | SharePoint
El pasado jueves 19 de octubre tuvo lugar en Microsoft (Barcelona) el evento Office 365: colabora y comparte contenido con SharePoint, Formación Sharepoint Online.
El objeto de estos eventos, como el que tuvo lugar en junio, es que los asistentes descubran nuevas funcionalidades de las herramientas de Office 365. En esta ocasión hablamos de SharePoint Online una de las herramientas más potentes de la suite, y que aprendan a utilizarlas para que puedan implementarlas en su día a día y que su uso tenga un impacto positivo directo sobre su negocio.
Formación Sharepoint Online
De manos de nuestro director general, Javier Tejada, y tras una breve introducción a Office 365, entramos de lleno en la formación SharePoint Online. La formación Sharepoint Online estuvo dividida en dos bloques. En el primero hubo una explicación teórica de los diferentes componentes que forman SharePoint: sitios, listas, bibliotecas, etc. En este bloque se explicó la relación que SharePoint Online tiene con OneDrive. Y respecto a esta colaboración vimos la posibilidad que nos proporciona recuperar versiones anteriores de nuestros documentos.
Para acabar el primer bloque se explicó la administración de usuarios para el uso de la aplicación y los permisos que estos pueden tener para acceder a los mismos, documentos, etc.
En el segundo bloque, vimos un caso práctico sobre el funcionamiento de SharePoint para una empresa con diferentes sedes y en la que, como en la mayoría de empresas, es vital que la información esté actualizada en todo momento. Y sea accesible para toda la organización (dependiendo de los permisos de los usuarios).
Al final del evento, en la parte de coloquio, pudimos comprobar el gran interés de los asistentes por su participación activa con sus dudas y preguntas. Ya no solo de SharePoint, sino a otras herramientas de Office 365 por ser una suite que tiene en gran parte muchas relaciones entre aplicaciones. Por eso hablamos de colaboración.
Office 365 tiene una herramienta que destaca por encima de todas, Teams, herramienta que nos permite gestionar proyectos entre equipos, y que incluye, además, sistema de mensajería, bibliotecas para la documentación y gestión de tareas tipo canvas. Office 365 no estaría completo si no tuviéramos la posibilidad de hablar con los otros miembros de los proyectos o cualquier otra persona, y ahí es donde entra Skype Empresarial, que no solamente permite que hablemos, sino que dispone de chat y videoconferencia. Para que usemos el canal de comunicación preferido para cada momento.
Transformación Digital
El evento arrancó con la más que interesante charla sobre «Transformación Digital para Pymes» que llevó a cabo Pasqual Flores (@pasqualflores), Socio Principal de DigitalMakers.
El objetivo de la sesión fue desarrollar las siguiente ideas principales:
- El ecosistema de herramientas digitales, és enorme y crece cada día. Cada herramienta tiene un gran potencial y requiere un gran esfuerzo implantarla y mantenerla. Se debe priorizar.
- Las herramientas digitales deben ser implantadas y usadas, siempre al servicio de la estrategia de negocio. Se debe buscar permanentemente el retorno de inversión (roi).
- De puertas hacía fuera, uno de los grandes retos las pymes españolas es mejorar la relación con clientes nuevos y existentes. Empezando por divulgar las tareas de valor que realizan en su día a día.
- De puertas hacía dentro, uno de los grandes retos de las pymes españolas, es automatizar tareas actualmente manuales, que consumen tiempo y no dan información relevante.
