Cómo gestionar reuniones híbridas

La pandemia ha acelerado la transformación del lugar de trabajo sin duda alguna. Esta transformación trae consigo un nuevo modelo, donde el trabajo desde casa se combina con el trabajo de oficina; por lo que las personas, físicamente, se reparten por diferentes ubicaciones, lo que puede darnos lugar a tener que saber gestionar reuniones híbridas.

Este nuevo entorno de trabajo, denominado «lugar de trabajo híbrido», parece ser el nuevo estándar a partir de ahora, por ello la estrategia para abordar esta digitalización está basada en tres conceptos.

Conceptos reuniones híbridas

Horario de trabajo

Así es como la comunicación llega poco a poco también a este formato híbrido, por lo que cada vez es más habitual asistir a reuniones hibridas.

Una reunión híbrida es una sesión en la que una parte de la audiencia se encuentra físicamente en la misma ubicación (auditorio, sala de reuniones, oficina, etc … ) y la otra parte se une a ella remotamente, gracias a las tecnologías colaborativas como Microsoft Teams

Este entorno híbrido implica tener en consideración bastantes más cosas de aquellas que se tendrían en un entorno puramente remoto, para que todos los participantes puedan intervenir y acceder a la información que se transmita durante la misma en igualdad.

Antes de abordar este tipo de comunicaciones, deberás tener en cuenta que no todas las reuniones que organizamos son productivas y eficaces, por eso antes de convocar una reunión plantéate si en realidad es necesaria. En nuestro post  Cómo lograr reuniones productivas – HSI tienes una guía práctica de como realizar sesiones productivas para todos los participantes.

Si finalmente has decidido convocar la reunión, y además te vas a lanzar a que realizar una reunión hibrida, a continuación, te damos las claves para que esta sea un éxito durante todas sus fases.

Si quieres saber cómo sacar el máximo potencial a Microsoft Teams, te animamos a visitar nuestra área de formación a usuarios, en donde descubrirás nuestras formaciones especializadas en Teams.

Cómo lograr reuniones productivas

En determinadas épocas del año nos encontramos con nuestro calendario repleto de reuniones. En este post queremos ofreceros una guía práctica para realizar reuniones, online presenciales o híbridas que, ante todo, sean reuniones productivas y eficaces. 

¿Cómo abordar una reunión productiva?

Parece algo sencillo, ¿verdad? Todos estamos acostumbrados a tener que realizar “encaje de bolillos” para sacar el máximo provecho a nuestra jornada laboral y más aún en aquellos periodos del año de mayor volumen de trabajo. Muchas veces incluso podemos llegar a tener la sensación de que las reuniones, más que ayudarnos a sacar trabajo adelante, nos cortan el día y dificultan el retomar la concentración.

Son pocas las empresas que enseñan cómo abordar una reunión de manera eficaz, de modo que sintamos una participación satisfactoria y tengamos claro las conclusiones y el reparto de tareas que se sacan de ellas.

¿Es necesaria esta reunión?

Lo primero de todo, y teniendo en cuenta nuestro volumen de trabajo y el de nuestros compañer@s, lo que tenemos que preguntarnos es si el objetivo se puede conseguir por otro medio (email, chat…)

Además, aquí también entra en juego el ordenar la reunión en forma de embudo, dado que no todos los participantes suelen estar afectados por igual. Lo esencial en este punto es revisar quién tiene que participar en cada punto del orden de día y permitir abandonar la reunión de manera “progresiva” cuando alguien ya haya cumplido con su participación.

Normalmente, la verdadera queja en base al “exceso” de reuniones, no se refiere a la cantidad, sino a su irrelevancia o ineficiencia, por ello asegúrate que todas las reuniones que convocas serán productivas para todos los participantes (no solo para ti).

Y por último, no olvides consensuar el número de reuniones y su temporalidad entre todos, revisando cada cierto tiempo si esa temporalidad sigue teniendo sentido.

Teniendo esto en cuenta, ¿has decidido convocar la reunión? ¡Pues vamos a hacer que sea lo más productiva posible!:

TIPS PARA REALIZAR REUNIONES EFICACES

Todas las reuniones deben tener un orden del día con los temas a tratar

Todas las reuniones deben tener un orden del día con los temas a tratar

Aunque parezca lógico, sobre todo en aquellas reuniones más periódicas no siempre se cumple esta regla. Un truco sencillo que nos ayuda a cumplirlo es el añadir una descripción a la reunión en el mismo momento en el que la convocamos:

A la hora de convocar una reunión con Microsoft Teams, tras indicar el Tema de la reunión, asignar a los participantes e indicar la fecha y la de la reunión, veremos un bloque de texto en el cual añadiremos la descripción y el orden del día con los puntos a seguir en la reunión, consiguiendo hacerla más productiva. 

Empezar/Acabar puntual, es decir, cumplir las horas previstas en la convocatoria

Empezar/Acabar puntual, es decir, cumplir las horas previstas en la convocatoria

En este caso, es esencial la figura de un “moderador” que sea el/la encargado/a de medir los tiempos de cada punto del orden del día para no excedernos. El problema no está en acabar 5 minutos tarde, sino en que quizá haya participantes en la reunión que empiecen a arrastrar esos 5 minutos en reuniones posteriores. De ahí que, por respeto al calendario y las jornadas labores de todo el equipo, es importante no “irnos por los cerros de Úbeda” y tener en cuenta los tiempos de cada sesión.

Un consejo para hacer posible que esto se cumpla es que, en el momento en el que se convoca la reunión, ante la duda de cuánto tiempo puede llevarnos, es conveniente alargar un poco la sesión. Como todos sabemos, es mejor que sobre tiempo a que falte.

Recoger por escrito las acciones y medidas que se decidan

Recoger por escrito las acciones y medidas que se decidan

Es indispensable realizar un acta de la reunión que nos ayude a tener claro qué acciones hemos de llevar a cabo, quién se encarga de hacer cada una de ellas y a qué conclusiones se ha llegado. De este modo, en aquellas reuniones periódicas, pero más extendidas en el tiempo, podremos recurrir a este documento para refrescarnos sobre el qué se habló en la reunión anterior y para cuándo hemos de tener nuestra parte lista.

Actitud enfocada a la búsqueda de soluciones (no culpables)

Actitud enfocada a la búsqueda de soluciones (no culpables)

Para que una reunión sea eficaz, hemos de tener en cuenta que el objetivo final de todas ellas no es otro que el de la búsqueda de soluciones. Por ello, la actitud es más que necesaria, para no caer en el bucle de lo que se pudo hacer y no se hizo, y conseguir que la reunión sea fructífera y dure los tiempos que hemos estimado.

No interrumpir salvo en casos de extrema necesidad

No interrumpir salvo en casos de extrema necesidad

En una reunión bien preparada, cada persona tiene claro cuál va a ser su aportación y qué es lo que va a contar al resto de los participantes. Es por eso por lo que, tanto en reuniones presenciales como en aquellas online, y más aún en las híbridas, es muy importante no interrumpir hasta que esa persona haya terminado de exponer y de explicar su parte.

En el caso de que nos surjan algunas dudas o queremos añadir alguna puntualización a su aportación, si nos encontramos en reuniones virtuales o híbridas, Teams nos ofrece una sencilla pero gran funcionalidad: “levantar la mano”.

En el momento en el que hagamos clic sobre ella, todos los participantes de la reunión lo verán, por lo que una vez termine de hablar la persona que está exponiendo, se podrá dar paso a aquellas que hayan levantado la mano, consiguiendo así un ritmo dinámico en la reunión sin romper la estructura de esta.

No introducir nuevos temas en la reunión si no estás previstos

No introducir nuevos temas en la reunión si no estás previstos

Uno de los errores más comunes que todos cometemos: abrir nuevos frentes cuando el tema de la reunión en cuestión no ha llegado a cerrarse. De aquí la importancia de seguir el orden del día, pero obviamente sabiendo que hay libertad para proponer al moderador que un tema se incluya en la próxima reunión.

Se pueden prohibir palabras concretas

Se pueden prohibir palabras concretas

“Eso es lo que hay…” “te lo dije…”. ¿Conseguimos algo con estas aportaciones? El objetivo de toda reunión es dar soluciones a problemáticas o temas concretos, y ahí es donde debemos poner el foco, en buscar acciones que nos ayuden a sacar adelante nuestro trabajo.

Nadie se enfadará cuando le recuerden una regla que, “sin querer”, está olvidando

Nadie se enfadará cuando le recuerden una regla que, “sin querer”, está olvidando

Es muy fácil que el día a día nos haga volver a caer en viejas costumbres, pero también es muy importante recordar que nuestro objetivo es realizar reuniones eficaces y productivas para tod@s.

¿Cuáles son las funciones del moderador/a?

Facilita la comunicación

• Ayuda a comprender y explica los tecnicismos o temas que no todos entienden/conocen
• Facilita la escucha de todos los participantes
• Fomenta la participación

Concluye

• Realiza el resumen
• Recuerda las conclusiones o decisiones
• Se ocupa de que se redacten las actas

Fases de una reunión

Además, estad atent@s a nuestro blog porque próximamente hablaremos sobre cómo el funcionamiento de Microsoft Teams puede ayudarte de forma efectiva para realizar reuniones híbridas, pudiendo llevar a cabo todas las pautas y tips que os hemos desarrollado en este post. 

En HSI somos expertos en formar a tus equipos para que saquen el máximo partido a la tecnología y lleven su trabajo al siguiente nivel. Vísita nuestra área formativa y forma a tu equipo de la mano de expertos en Microsoft. ¡Contáctanos y cuéntanos tus necesidades!

Teams Essentials

¿Qué es Microsoft Teams Essentials?

Microsoft ha creado un nuevo tipo de suscripción para adaptarse aún más a las necesidades de las Pymes y Micro-Pymes. El objetivo de esta nueva suscripción denominada Teams Essential es facilitar a este tipo de empresas el acceso a Teams reuniendo las características que necesitan para atender a los clientes y proveedores, pudiendo así reunirse, comunicarse y colaborar fácilmente. Todo ello con un coste de $ 4 usuario/mes.

Este nuevo modelo de suscripción reúne las capacidades existentes de Teams con características diseñadas específicamente para pequeñas empresas. Teams Essentials está respaldado por Microsoft y se ejecuta en la nube de Azure, lo que se traduce en una mayor seguridad, confiabilidad, rendimiento y soporte.

Las principales características de Teams Essential son:

Chat

Con herramientas para trabajar eficazmente con cualquier persona

• Almacenamiento adicional en la nube: Permite crear, visualizar, editar y almacene fácilmente archivos ya que ofrece un total de 10 gigabytes (GB) de almacenamiento de archivos (que es el doble de la cantidad de almacenamiento disponible en la versión gratuita de Teams).
• Conversaciones persistentes: La conversación no termina cuando termina la reunión.
• Permite disponer de plantillas de chat grupal – Lo que permite iniciar rápidamente un proyecto grupal, asignar tareas a otros compañeros, crear encuestas, usar las aplicaciones de Office en la web para trabajar en coautoria en documentos, y todo esto desde un mismo chat de colaboración
• Incluye el acceso directo a más de 800 aplicaciones empresariales como accesos directos desde Teams

Teams Essential: a quién está enfocado

Trabajadores de primera línea

Teams Essential: transforma la manera de comunicarte

Concéntrate en lo que importa

Todas las mejores aplicaciones y características que tu equipo necesita, al alcance de la mano (reuniones, chat, llamadas, colaboración…) Lo que les permitirá estar más concentrados y ser más eficientes.

Tipos de suscripciones a Microsoft Teams

Aparte de esta suscripción denominada Teams Essentials, también se puede acceder a Teams de manera gratuita o a través de una suscripción 365, pero hay que tener en cuenta que existen varias diferencias entre estas 3 opciones.

Como ya acabamos de nombrar las características de esta suscripción a Teams Essentials, te detallamos aquí las diferencias entre la versión gratuita de Teams y aquellas que van asociadas a un licenciamiento de M365:

Diferencias en la Administración de Teams

• Herramientas de administración para administrar usuarios y aplicaciones
• Informes de uso para servicios de Microsoft 365
• Tiempo de actividad de SLA respaldado financieramente al 99,9%
• Directivas y opciones de usuario configurables

Novedades Microsoft Teams

Nueva Pizarra – Whiteboard en Teams

Microsoft Whiteboard en Teams se ha reconstruido por completo para proporcionar un área de trabajo de colaboración visual enriquecida.

Con más de 40 nuevas plantillas personalizables (para escenarios comunes como lluvia de ideas, resolución de problemas, proyectos grupales, etc…), capacidad para insertar notas adhesivas, imágenes, formas, y 8 nuevas reacciones (para comunicar rápidamente sus pensamientos y sentimientos sobre las ideas de los demás.)

Inserta documentos como presentaciones de PowerPoint y anota con 15 nuevos colores de lápiz y resaltador para iterar juntos y dar vida a sus ideas. Disponible ahora en Teams de escritorio, web y móvil.

Whiteboard se está reconstruyendo sobre OneDrive para integrarse sin problemas en todo el conjunto de aplicaciones de Microsoft 365, de modo que a principios de 2022 se podrá crear, compartir, descubrir y administrar pizarras con la misma facilidad que cualquier documento de Office

Transcripción en vivo en reuniones no programadas

La transcripción en vivo ya está disponible para reuniones no programadas (instantáneas) y de equipos de canal.

• Para reuniones ad hoc, podrá descargar la transcripción de la pantalla de chat después de la reunión.
• Para las reuniones de Canal, puede ver la transcripción en la pestaña Grabaciones y transcripciones.

Para habilitar esta función, la directiva Permitir transcripción debe estar activada por el Administrador del tenant

Gestores de Salas de Reuniones

Se ha agregado la capacidad de disponer de un organizador de reuniones para extender la administración de las salas de reuniones también a los presentadores .

Al tomar el control del panel de administración de las salas de reunión, los presentadores designados podrán realizar operaciones de sala de reuniones como los organizadores de la  reunión, y unirse a las diferentes salas.

Solo los participantes que son nombrados como presentadores pueden ser nombrados como gerentes de sala de reuniones

Creación de salas de reuniones previas a la reunión

Los organizadores ahora pueden realizar configuraciones de sala de reuniones y tareas de asignación de participantes antes de que comience la reunión a través de la aplicación de escritorio de Teams.

Es posible crear salas de forma masiva, agregar o eliminar salas individuales, configurar opciones de reunión, ajustar la configuración de la sesión como el temporizador y preasignar a los participantes a través de las opciones de asignación manual y automática.

En este momento, solo los asistentes invitados, hasta 300 participantes, estarán disponibles para la asignación previa

Visio Viewer en Microsoft Teams

Hasta hace poco, los usuarios con o sin licencia de Visio no podían completar tareas sencillas como comentar, compartir e imprimir archivos de Visio desde Viewer dentro de Microsoft Teams.

Los usuarios con una licencia de Visio tenían que abrir su archivo de Visio en Editor en Teams o dentro de la aplicación web o de escritorio de Visio, mientras que los usuarios sin una licencia de Visio tenían que abrir el archivo en su explorador.

Esta nueva capacidad permite a los usuarios con y sin licencia de Visio completar tareas sencillas en archivos de Visio almacenados en Teams, como comentar, compartir, imprimir, descargar su diagrama de Visio como imagen o PDF, y mucho más ….